UE设计中内部网的内容管理:集中式,分布式和混合模型

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2019-11-16 23:48:17

内容可以构成或破坏内部网。员工访问公司内部网以获取与其工作相关的特定信息。与公司面向公众的网站上的内容不同,Intranet内容通常来自许多不同的跨职能贡献者,例如人力资源,内部沟通和各个部门。您的Intranet正确的内容管理模型将保持其完整性,成为一个支持性和高效的数字工作场所中心。


定义:内容管理模型是一组清晰的角色,职责,标准和指南,涉及与如何以及由谁生产,发布,更新和淘汰内容。


(这不同于内容管理系统 [CMS],后者是一种使内容容易且一致地发布的技术。某些CMS软件包含支持跟踪甚至强制执行内容管理模型元素的功能:例如,自动通知一段特定时间内未更新的内容的所有者。)


我们发现Intranet遵循三种内容管理模型之一:集中式,分布式或混合式。在本文中,我们将讨论每种内容管理模型,以及每种模型的优缺点。


集中式内容管理模型

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该信息图显示了所有内容提供者都通过一个中央团队来获取内容发布在Intranet上。

在集中式内容管理模型中,内容创建者在将内容发布到Intranet上之前先征求中央团队的批准。批准后,中央团队将以创建者的名义发布内容。

在集中式内容模型中,一个团队(或数量很少的团队)拥有Intranet上内容的生产,管理和发布。这个中央团队通常是内部沟通团队或专门的Intranet产品团队。


在集中式模型中,任何想要发布Intranet内容的人(无论是在主页上还是在特定部门或团队的页面上)都向中央团队提交请求。我们与之合作的一些组织拥有正式的流程,例如使用在线请求表或专用电子邮件地址来管理内容请求。其他人则采用临时安排,每个部门在中央团队都有专门的联络点来提出请求。后一种方法通常更好,因为它可以提高效率,分配工作量并最大程度地减少中央团队中人员的上下文切换。


此模型的其他优点包括:


  1. 不需要的内容不会被发布:中央团队充当内容守门人,因此团队或部门不太可能仅仅因为他们认为自己需要它而不考虑用户的需求来发布内容。

  2. 所有内容均经过审核:中央团队可以执行内容标准和指南,包括正确的格式和演示。

  3. 很少有人需要培训:许多组织都在难以使用的内容管理系统(CMS)方面遇到挑战。使用集中式模型,只有中央团队需要频繁使用它,因此不需要对中央团队以外的人员进行广泛,持续的培训。此外,中央团队不需要培训员工编写Web的知识,因为其团队成员是唯一负责确保发布的内容符合必要标准的人员。

  4. 央团队对Intranet内容有整体的了解:鉴于所有请求都是通过中央团队提出的,因此其成员了解哪些信息可用以及信息在Intranet上的位置。添加新内容后,他们可以确定将内容放置在何处,如何标记内容以及应链接到哪些页面。同样,发布较少的人时,更可能使用一致的内容格式,这仅仅是因为较少考虑与约定格式的偏差的风险。

不幸的是,该治理模型也有一些缺点:


  1. 中央团队耗时:中央团队必须有足够的资源和时间来审核内容请求并帮助个人草拟适当的内容。

  2. 缓慢的内容制作周期:由于内容作者必须经过批准过程,因此通常需要准备时间才能发布内容。在某些情况下,提前期完全阻止内容创建者在Intranet上发布内容,而是通过其他方式共享信息。这些做法最终使Intranet对用户的使用减少。

分布式内容管理模型

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该信息图显示了内容贡献者能够直接在Intranet上发布内容。

在分布式内容模型中,组织中的内容管理员可以自由创建,编辑和发布内容。

在分布式内容管理模型中,内容生产是民主化的。拥有权分散在整个组织中,而不是由中央团队批准请求并发布新内容。通常,一个中央团队仅在内容管理系统上创建用户帐户,并向新管理员提供初始培训。在此模型中,中央团队成员还可以控制全局导航,主页上的某些内容功能(例如新闻轮播)以及搜索功能。


采用此模型的好处包括:


  • 更好的主人翁意识和参与度:通常,支持内容生产和管理民主化的Intranet会产生一种共有的主人翁感,并有助于营造包容各方的文化,在这种文化中,所有声音都很重要。

  • 更快的内容制作周期:重要内容可以快速传达或更新,因为管理员无需寻求批准。这种能力在经历大量变革的组织中特别有用。

不幸的是,这种方法也有缺点:


  • 繁重的培训要求:中央团队必须经常通过CMS培训,Web内容最佳实践以及特定页面布局或设计系统组件的使用标准来支持新管理员。在没有这些防护栏的情况下,管理员可能会过于随意地编辑原始HTML或使用他们认为最适合页面布局的内容。毫无疑问,这些做法会导致无法控制的不一致,并对Intranet的视觉设计和用户体验造成负面影响。通常需要更多的培训来纠正这些不良习惯。

  • 需要定期审核:并不是每个人都精通Web写作,也不认为非数字专家可以迅速掌握有效管理内容所需的适当技能集是不现实的。尽管提供了内容样式指南和标准,但是在创建内容时,内容管理员经常会成为不良做法的牺牲品。为了使内容有用和可用,中央团队需要执行定期审核。需要纠正的常见问题包括:已创建空白页,因为期望将需要这些空白页,但随后将这些空白页变为未使用状态;缺少页面描述;以及微内容编写不当。例如,页面可能会丢失元描述,具有非描述性的页面标题或缺少适当的标记,从而导致内容无法出现在搜索结果页面中。

  • 数量超过质量:具有分布式内容管理模型的Intranet通常具有比遵循其他模型的页面更多的页面。通常,这些页面没有适当的元数据(例如,页面标题中没有关键字或不完整的元描述),并且会导致站点搜索索引不相关或过时的结果,从而降低搜索效率。

  • 内容按部门隔离:为了使内容管理员的内容制作变得容易,Intranet的信息体系结构通常围绕管理员和他们拥有的页面来构建。向人力资源管理员授予对一个HR页面的访问权限要比期望她更新10个不同页面上的元素容易得多。但是,这种方法通常意味着内容组织不支持用户的目标和任务。

  • 语音质量和语气不一致:当内容由许多不同的人创建时,内容的样式和语气可能会发生巨大变化。这种不一致不像面向消费者的站点那样麻烦,但是如果Intranet的某个区域友好而随意,而另一区域是权威且正式的,则确实会降低员工的用户体验。

混合内容管理模型

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该信息图显示了一些内容贡献者正在通过一个中央团队发布内容,而其他一些则能够直接发布到Intranet。

在混合内容管理模型中,中央团队充当某些内容的看门人,而其他内容可以由整个组织中的内容管理员自由创建,编辑和发布。

在混合模型中,某些内容由中央团队拥有,而其他内容则由所有者分配。通常,一个中央团队将在导航中管理主页和顶级目标页面。通常会向中央团队提出新导航项目或顶层页面的请求。二级和三级页面由内容管理员控制,他们在组织中分布,但完全遵守发布准则。这种混合模型在体验框架内提供创建内容的自由度之间的良好平衡:任何人都可以向Intranet贡献内容,但是管理员可以帮助确保内容在发布之前符合相关性,书写风格和表示标准。这种方法使Intranet上的内容保持相关,整洁和遵循的标准。在这个水平上


采用这种内容管理模型的好处包括:


  • 控制大多数内容的结构:Intranet 内容的结构固定在最高级别,并且在此级别进行的任何更改都是经过深思熟虑的。

  • 内容管理员的适当自由度:与集中式模型不同,在集中式模型中,用户经常抱怨自己无法控制自己的内容,而在混合模型中,内容管理员被赋予足够的控制权。这意味着管理员可以为内容中涵盖的主题提供主题专业知识,而数字和可用性专家则可以维持组织,演示文稿和沟通上的细微差别,以保持内部网上良好的员工体验。

缺点包括:


  • 要求进行中等程度的培训:尽管只需要较少比例的内容管理员,但混合方法仍然需要对如何使用CMS,为Web编写以及对页面级组件的正确使用进行适当的培训,尽管不如完全分布式内容管理模型。

  • 需要适度的标准和审核:较低级别的内容仍然需要遵循特定的标准,并且需要审核;但是,这项工作远低于分布式内容管理模型所需的工作。

有效的Intranet内容管理建议

无论您选择哪种内容管理模型,以下建议均适用:


  • 内部网应该始终有一个愿景,目标和一个中央团队。始终应该有一个团队来查看Intranet的总体情况,以监视Intranet是否正在实现其目标,即使该团队可能不会产生很多内容。搜索效果好吗?产生的内容是否支持用户执行任务?如果没有这些元素,则Intranet可能会变成垃圾箱。

  • 内容生产者必须经过培训。太多的组织只是简单地培训用户仅使用CMS,或者更糟糕的是,他们向所有人提供管理员访问权限,然后无法跟进管理员是否可以访问和正确使用CMS的跟进。培训不仅应包括如何使用CMS,还应包括如何编写良好的副本以及如何正确布置页面。模板超出标题和左侧导航;管理员还必须学习如何正确使用Intranet组件来容纳页内内容。

  • 您的内容管理和治理模型应该广泛传播。我们研究过的出色的Intranet提供了有关谁创建内容,提出新请求的流程以及何时应停用内容的特定标准和指南。这些标准得到了认真的对待,并得到了广泛的传播,因此,毫无疑问,什么内容存在于何处以及持续了多长时间。最好的Intranet本身并不能决定这些标准,但是从知识工作者到领导层的利益相关者,每个人都交流了有关准则为何存在以及为何如此重要的信息。Intranet上提供了设计原理和全面的样式指南,任何人都可以查看并轻松理解。

为您的Intranet和组织选择正确的内容管理模型取决于多种因素,包括组织的规模,Intranet的目标(是将员工连接到多个分布式办公室的平台,还是旨在提高生产力,福利和公司新闻?),拥有Intranet的团队的能力以及高层领导的支持和支持水平。了解每种模型成功所需的条件可以帮助组织选择正确的内容管理模型,以改善Intranet并最终改善员工体验。


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